Tanto si lleva un presupuesto familiar como una pequeña empresa, la forma más sencilla de ver de dónde viene el dinero y adónde va es una tabla de ingresos y gastos bien llevada. Bien montada, responde en segundos a la pregunta de fin de mes: ¿en qué se ha ido el dinero?
En esta guía explicamos paso a paso qué columnas necesita la tabla, cómo elegir las categorías y con qué fórmulas de Excel se prepara el resumen mensual. También compartimos una plantilla de Excel gratuita para usarla ya. Y para cuando la hoja de cálculo se quede corta, presentamos nuestra app gratuita, GGAB.
¿Qué es una tabla de ingresos y gastos?
Una tabla de ingresos y gastos es la lista de todas las entradas y salidas de dinero de un periodo, cada una con su fecha, importe y categoría. Si se lleva con regularidad, responde a tres preguntas: ¿cuánto hemos ingresado este mes, cuánto hemos gastado y en qué se fue la mayor parte?
Una advertencia importante para empresas y autónomos: la tabla es una herramienta de control interno. No sustituye a la contabilidad oficial, a las facturas ni a las declaraciones de impuestos. Si es autónomo, según su régimen fiscal puede estar obligado a llevar libros registro oficiales con un contenido determinado; en caso de duda, consulte con su gestor o asesor fiscal. El balance y la cuenta de resultados también son documentos distintos. Lo que describimos aquí es un registro sencillo para seguir las entradas y salidas de dinero.
¿Qué columnas debe tener la tabla?
| Columna | Qué se anota | Ejemplo |
|---|---|---|
| Fecha | El día de la operación | 04/11/2026 |
| Tipo | Ingreso o gasto | Gasto |
| Categoría | Un elemento de una lista fija | Alquiler |
| Descripción | Una nota breve | Alquiler de oficina de noviembre |
| Importe | Un número positivo, en una sola moneda | 900 |
| Forma de pago | Efectivo, tarjeta, transferencia | Transferencia |
| N.º de documento | Número de factura o recibo | FAC-2026-118 |
Escriba siempre el importe en positivo y deje que la columna Tipo indique si es un ingreso o un gasto. Así las fórmulas son más sencillas y se evitan errores de signo. Si su empresa aplica IVA, decida desde el principio si anota los importes con o sin IVA y mantenga siempre el mismo criterio.
¿Cómo elegir las categorías?
Quédese entre 8 y 12 categorías. Con muy pocas se pierde el detalle; con demasiadas, anotar se vuelve pesado. Algunos ejemplos:
- Ingresos de una pequeña empresa: venta de productos, ingresos por servicios, otros ingresos.
- Gastos de una pequeña empresa: alquiler, personal, material y existencias, suministros (luz, agua, internet), transporte, software y suscripciones, marketing, impuestos y tasas, otros gastos.
- Presupuesto familiar: sueldo e ingresos extra; alquiler, alimentación, recibos, transporte, educación, salud, ocio, ahorro.
Guarde las categorías como una lista en una hoja aparte y vincule la columna Categoría a esa lista. Así, variantes como «Alquiler» y «Alquileres», o un espacio de más al final, no estropean el resumen.
Paso a paso en Excel
Escriba las columnas
En la primera fila, escriba los encabezados Fecha, Tipo, Categoría, Descripción, Importe, Forma de pago y N.º de documento.
Convierta el rango en tabla
Seleccione el rango con sus encabezados, pulse Ctrl+T para crear una tabla de Excel y llámela Registros en el cuadro Nombre de la tabla de la pestaña Diseño de tabla; las filas nuevas entran solas en las fórmulas.
Añada listas desplegables
Añada listas desplegables a las columnas Tipo y Categoría: Datos > Validación de datos y, en Permitir, elija Lista.
Añada una columna de mes
Añada una columna auxiliar con el encabezado Mes que extraiga el mes de la fecha: =MES([@Fecha])
Prepare el resumen mensual
En otra hoja, use SUMAR.SI.CONJUNTO para sumar cada categoría por mes y cree un gráfico con el resultado.
Una fórmula de ejemplo para el resumen mensual (en Excel en español las funciones se llaman así y, según la configuración regional, los argumentos se separan con punto y coma o, como en México, con coma):
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Registros[Importe]; Registros[Tipo]; "Gasto"; Registros[Categoría]; "Alquiler"; Registros[Mes]; 11)Esta fórmula suma los gastos de alquiler de noviembre (11) de la tabla Registros. Para el total de ingresos, escriba «Ingreso» en lugar de «Gasto» y quite la condición de categoría (Registros[Categoría]; "Alquiler"); el resultado neto es el total de ingresos menos el total de gastos. Si sus registros abarcan más de un año, añada una columna Año (=AÑO([@Fecha])) e incluya también el año en las condiciones.
Plantilla de Excel gratuita
Le hemos preparado esta estructura: descargar la plantilla de ingresos y gastos (Excel, gratis)
La plantilla tiene tres hojas:
- Registros: listas desplegables en las columnas Tipo, Categoría y Forma de pago; el mes y el año se calculan solos. Borre las filas de ejemplo e introduzca sus propios registros.
- Resumen mensual: para el año que elija, totales por categoría y mes, total de ingresos, total de gastos y resultado neto de cada mes, además de un gráfico de ingresos y gastos.
- Categorías: sus categorías de ingresos y gastos. Adapte la lista a su negocio; las categorías nuevas (hasta 20) aparecen solas en la lista desplegable y en la hoja Resumen mensual.
La plantilla no contiene macros y funciona en Excel 2010 y versiones posteriores.
Cuándo se queda corta la hoja de cálculo
Una hoja de cálculo funciona bien mientras una sola persona anota unas decenas de registros al mes. Empieza a quedarse corta cuando:
- varias personas anotan registros y ya no está claro qué copia del archivo es la buena,
- quiere seguir los cobros y pagos por fecha de vencimiento y recibir avisos antes de cada pago,
- quiere anotar desde el móvil o consultar los informes desde cualquier lugar,
- no quiere correr el riesgo de perder el archivo o de que se dañe.
GGAB: app gratuita de ingresos y gastos
Para estos casos desarrollamos nuestro propio producto, GGAB. GGAB (siglas en turco de ingresos, gastos, cobros y pagos) es una app web y completamente gratuita: el registro, todas las funciones y el uso son gratis, y no hace falta tarjeta de crédito. La app está disponible en español, inglés, alemán y turco.
- Ingresos, gastos, cobros y pagos en una sola pantalla
- Seguimiento por categorías, gráficos y comparaciones mensuales y anuales
- Cobros y pagos por fecha de vencimiento, con avisos de pago
- Lista de tareas y notificaciones
Puede usar en GGAB las mismas categorías que en su hoja de cálculo, así que es fácil empezar con Excel y pasar a la app cuando lo necesite. A medida que la empresa crece, el inventario, la facturación y la contabilidad suelen pasar a un programa de contabilidad o a un ERP; para conectar esos sistemas, consulte nuestra página de integración ERP.
Errores frecuentes
- Mezclar gastos personales y de la empresa: Use una tabla aparte para la empresa y, si puede, una cuenta bancaria propia.
- Olvidar los pequeños gastos en efectivo: De ahí sale la mayor parte de las diferencias sin explicar a fin de mes; anote el gasto en cuanto lo haga.
- Olvidar los pagos periódicos: Añada a principios de mes las filas del alquiler, las suscripciones y los seguros.
- Demasiadas categorías: Una tabla con veinte categorías se deja de llevar enseguida.
- No hacer copias: Guarde el archivo en la nube o cópielo con regularidad.
Preguntas frecuentes
¿Una tabla de ingresos y gastos es lo mismo que un balance?
No. El balance es un estado contable que muestra los bienes y las deudas en una fecha concreta. Una tabla de ingresos y gastos es un registro sencillo de las entradas y salidas de dinero de un periodo.
¿Sustituye a la gestoría?
No. La tabla le ayuda a ver cómo va su negocio; para la contabilidad oficial, las declaraciones y el cálculo de impuestos cuentan los registros oficiales que lleva usted o su gestoría. Eso sí, una tabla ordenada facilita mucho la conversación con su asesor.
¿Hoja de cálculo o app?
Si es una sola persona la que anota unas decenas de registros al mes, la plantilla de Excel basta. Si anotan varias personas, o quiere seguir los vencimientos de cobros y pagos y recibir avisos, una app requiere menos esfuerzo.
¿GGAB es realmente gratis?
Sí. El registro, todas las funciones y el uso son gratuitos, y no se pide tarjeta de crédito. Puede probarla antes con la cuenta de demostración.
Si su empresa necesita un software propio de finanzas o informes, escríbanos.