Ob Haushaltsbudget oder kleines Unternehmen: Am einfachsten sehen Sie, woher Ihr Geld kommt und wohin es geht, mit einer sorgfältig geführten Einnahmen-Ausgaben-Tabelle. Richtig aufgebaut, beantwortet sie am Monatsende in wenigen Sekunden die Frage: Wo ist das Geld geblieben?
In diesem Beitrag erklären wir Schritt für Schritt, welche Spalten die Tabelle braucht, wie Sie Kategorien wählen und mit welchen Excel-Formeln Sie die Monatsübersicht erstellen. Dazu gibt es eine kostenlose Excel-Vorlage zum sofortigen Einsatz. Und für den Fall, dass eine Tabelle nicht mehr ausreicht, stellen wir unsere kostenlose App GGAB vor.
Was ist eine Einnahmen-Ausgaben-Tabelle?
Eine Einnahmen-Ausgaben-Tabelle listet alle Geldein- und -ausgänge eines Zeitraums mit Datum, Betrag und Kategorie auf. Regelmäßig geführt, beantwortet sie drei Fragen: Wie viel haben wir diesen Monat eingenommen, wie viel ausgegeben, und wofür ging das meiste Geld?
Ein wichtiger Hinweis für Unternehmen: Die Tabelle dient der eigenen Übersicht. Sie ersetzt weder Buchhaltung noch Belege oder Steuererklärungen. Auch für die steuerliche Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) gelten eigene Regeln; maßgeblich sind die Aufzeichnungen, die Sie für das Finanzamt führen; im Zweifel klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung. Hier geht es um eine einfache Aufstellung, mit der Sie Ihre Geldflüsse im Blick behalten.
Welche Spalten braucht die Tabelle?
| Spalte | Was hineinkommt | Beispiel |
|---|---|---|
| Datum | Tag des Vorgangs | 04.11.2026 |
| Art | Einnahme oder Ausgabe | Ausgabe |
| Kategorie | Ein Eintrag aus einer festen Liste | Miete |
| Beschreibung | Eine kurze Notiz | Büromiete November |
| Betrag | Positive Zahl, in nur einer Währung | 900 |
| Zahlungsart | Bar, Karte, Überweisung | Überweisung |
| Beleg-Nr. | Rechnungs- oder Quittungsnummer | RE-2026-118 |
Tragen Sie Beträge immer positiv ein und lassen Sie die Spalte Art entscheiden, ob es eine Einnahme oder Ausgabe ist. Das hält die Formeln einfach und vermeidet Vorzeichenfehler. Legen Sie als Unternehmen von Anfang an fest, ob Sie Beträge brutto oder netto erfassen, und bleiben Sie dabei.
Wie wählt man Kategorien?
Bleiben Sie bei 8 bis 12 Kategorien. Zu wenige verdecken Details, zu viele machen das Erfassen mühsam. Beispiele:
- Einnahmen im kleinen Unternehmen: Warenverkäufe, Dienstleistungserlöse, sonstige Einnahmen.
- Ausgaben im kleinen Unternehmen: Miete, Personal, Material und Waren, Nebenkosten (Strom, Wasser, Internet), Fahrtkosten, Software und Abos, Marketing, Steuern und Gebühren, sonstige Ausgaben.
- Im Haushaltsbuch: Gehalt und Nebeneinkünfte; Miete, Lebensmittel, Rechnungen, Mobilität, Bildung, Gesundheit, Freizeit, Sparen.
Führen Sie die Kategorien als Liste auf einem eigenen Blatt und verknüpfen Sie die Spalte Kategorie mit dieser Liste. So bringen abweichende Schreibweisen wie „Miete“ und „Mieten“ Ihre Übersicht nicht durcheinander.
Schritt für Schritt in Excel
Spalten anlegen
Schreiben Sie in die erste Zeile die Überschriften Datum, Art, Kategorie, Beschreibung, Betrag, Zahlungsart und Beleg-Nr.
In eine Tabelle umwandeln
Markieren Sie den Bereich samt Überschriften, machen Sie ihn mit Strg+T zur Excel-Tabelle und nennen Sie sie auf der Registerkarte Tabellenentwurf im Feld Tabellenname „Buchungen“; neue Zeilen werden von den Formeln automatisch erfasst.
Dropdown-Listen einfügen
Fügen Sie den Spalten Art und Kategorie eine Dropdown-Liste hinzu: Daten > Datenüberprüfung, dann unter Zulassen „Liste“ wählen.
Monatsspalte ergänzen
Fügen Sie eine Hilfsspalte mit der Überschrift Monat hinzu, die den Monat aus dem Datum holt: =MONAT([@Datum])
Monatsübersicht erstellen
Bilden Sie auf einem eigenen Blatt mit SUMMEWENNS die Summe je Kategorie und Monat und erstellen Sie daraus ein Diagramm.
Eine Beispielformel für die Monatsübersicht (in der deutschen Excel-Version heißen die Funktionen so; mit deutschen Regionaleinstellungen werden die Argumente durch Semikolon getrennt):
=SUMMEWENNS(Buchungen[Betrag]; Buchungen[Art]; "Ausgabe"; Buchungen[Kategorie]; "Miete"; Buchungen[Monat]; 11)Diese Formel addiert die Mietausgaben im November (11) in der Tabelle Buchungen. Für die Summe der Einnahmen schreiben Sie „Einnahme“ statt „Ausgabe“ und lassen die Kategoriebedingung (Buchungen[Kategorie]; "Miete") weg; den Saldo erhalten Sie, indem Sie die Summe der Ausgaben von der Summe der Einnahmen abziehen. Umfassen Ihre Buchungen mehr als ein Jahr, ergänzen Sie eine Spalte Jahr (=JAHR([@Datum])) und nehmen Sie das Jahr in die Bedingungen auf.
Kostenlose Excel-Vorlage
Wir haben diesen Aufbau für Sie vorbereitet: Vorlage für die Einnahmen-Ausgaben-Tabelle herunterladen (Excel, kostenlos)
Die Vorlage hat drei Blätter:
- Buchungen: Dropdown-Listen in den Spalten Art, Kategorie und Zahlungsart; Monat und Jahr werden automatisch berechnet. Löschen Sie die Beispielzeilen und tragen Sie Ihre eigenen Buchungen ein.
- Monatsübersicht: Summen je Kategorie und Monat für das gewählte Jahr, monatliche Einnahmen, Ausgaben und Ergebnis sowie ein Diagramm der Einnahmen und Ausgaben.
- Kategorien: Ihre Einnahmen- und Ausgabenkategorien. Passen Sie die Liste an Ihr Geschäft an; neue Kategorien (bis zu 20) erscheinen automatisch in der Dropdown-Liste und in der Monatsübersicht.
Die Vorlage enthält keine Makros und läuft ab Excel 2010.
Wann eine Tabelle nicht mehr reicht
Eine Tabelle funktioniert gut, solange eine Person einige Dutzend Buchungen im Monat erfasst. Schwierig wird es, wenn
- mehrere Personen Buchungen eintragen und unklar wird, welche Kopie der Datei aktuell ist,
- Sie Forderungen und Verbindlichkeiten nach Fälligkeit verfolgen und vor Zahlungsterminen erinnert werden möchten,
- Sie Buchungen vom Smartphone aus erfassen oder Auswertungen von überall ansehen wollen,
- Sie nicht riskieren möchten, dass die Datei verloren geht oder beschädigt wird.
GGAB: kostenlose App für Einnahmen und Ausgaben
Für diese Fälle haben wir unser eigenes Produkt GGAB entwickelt. GGAB (die türkische Abkürzung für Einnahmen, Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten) ist eine webbasierte App und vollständig kostenlos: Registrierung, alle Funktionen und die Nutzung kosten nichts, eine Kreditkarte ist nicht nötig. Die App gibt es auf Deutsch, Englisch, Spanisch und Türkisch.
- Einnahmen, Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten auf einem Bildschirm
- Auswertung nach Kategorien, Diagramme sowie Monats- und Jahresvergleiche
- Forderungen und Verbindlichkeiten nach Fälligkeit, mit Zahlungserinnerungen
- Aufgabenliste und Benachrichtigungen
Ihre Kategorien aus der Tabelle können Sie in GGAB genauso verwenden. So lässt sich mit Excel beginnen und später zur App wechseln, wenn die Anforderungen wachsen. Mit dem Wachstum eines Unternehmens wandern Lager, Rechnungen und Buchhaltung meist in eine Buchhaltungs- oder ERP-Software; wie man solche Systeme verbindet, zeigt unsere Seite zur ERP-Integration.
Häufige Fehler
- Private und betriebliche Ausgaben mischen: Nutzen Sie für das Unternehmen eine eigene Tabelle und möglichst ein eigenes Konto.
- Kleine Barausgaben auslassen: Hier entstehen die meisten unerklärlichen Differenzen am Monatsende; tragen Sie Ausgaben sofort ein.
- Regelmäßige Zahlungen vergessen: Legen Sie Zeilen für Miete, Abos und Versicherungen am Monatsanfang an.
- Zu viele Kategorien: Eine Tabelle mit zwanzig Kategorien wird bald nicht mehr gepflegt.
- Keine Sicherung: Speichern Sie die Datei in einem Cloud-Speicher oder kopieren Sie sie regelmäßig.
Häufige Fragen
Ist eine Einnahmen-Ausgaben-Tabelle dasselbe wie eine Bilanz?
Nein. Eine Bilanz ist Teil des Jahresabschlusses und zeigt Vermögen und Schulden zu einem Stichtag. Eine Einnahmen-Ausgaben-Tabelle ist eine einfache Aufstellung der Geldflüsse in einem Zeitraum.
Ersetzt die Tabelle die Steuerberatung?
Nein. Die Tabelle zeigt Ihnen, wie Ihr Geschäft läuft; für Buchhaltung, Steuererklärungen und die steuerliche Gewinnermittlung sind Ihre offiziellen Aufzeichnungen maßgeblich. Eine ordentliche Tabelle erleichtert aber das Gespräch mit Ihrer Steuerberatung.
Tabelle oder App?
Erfassen Sie allein einige Dutzend Buchungen im Monat, reicht die Excel-Vorlage. Tragen mehrere Personen Buchungen ein oder wollen Sie Fälligkeiten von Forderungen und Verbindlichkeiten verfolgen und Erinnerungen erhalten, macht eine App weniger Arbeit.
Ist GGAB wirklich kostenlos?
Ja. Registrierung, alle Funktionen und die Nutzung sind kostenlos, eine Kreditkarte wird nicht verlangt. Sie können die App vorher mit dem Demo-Konto ausprobieren.
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